فواید بی کاغذ شدن اداره ها

حتی در این عصر اینترنت و واقعین مجازی، بسیاری از تجارت ها برای کارهای معمولی هنوز بر کاغذ تکیه دارد. بی کاغذ شدن هنوز برای بسیاری از آنها یک افسانه است. سیستم های بر پایه ی کاغذ هنوز مطلوب ترین است. با وجود پیشرفت های سریع در تکنولوژی ها، هیچ نشانی از ضعیف شدن استفاده از کاغذ نیست.

در میان نقاط ضعف روند اداره بی کاغذ، نداشتن یک جهتگیری مناسب قابل توجه بود. طرفداران این سیستم هدفشان یکدفعه برای همیشه راحت شدن از کاغذ بود اما این حداقل برای اکنون به نظر هدفی قابل دستیابی نمی رسید. همان طور که رادیو راهش را در کنار تکنولوژی برتری مثل تلویزیون و اینترنت پیدا کرده است، کاغذ نیز با زندگی شخصی و حرفه ای ما به شکل نزدیکی پیوند دارد.

به جای منسوخ کردن استفاده از کاغذ، یک هدف واقع گرایانه می تواند این باشد که فرآیندی بهینه تر برای مدیریت داده ها خلق کنیم. روش ایده آل این است که سیستمی را هدف بگیریم که داده های موجود را در بهینه ترین روش ها استفاده و مدیریت کند. برخلاف سیستم قدیمی، تبدیل داده ها از نسخه های فیزیکی به دیجیتال دیگر کار نمی کند. برعکس سیستم جدید باید داده ها را از هر مکان، پلتفرم و زیربنایی قابل دسترس کند.

خوشبختانه ، پیشرفت ها در تکنولوژی های مختلف پتانسیلی عظیم برای کمک به روند اداره ی بدون کاغذ دارد. به عنوان مثال گوگل گلاس وعده ی محو کردن استفاده از تلفن های هوشمند را می دهد. در حالی که آن هدف واقعی نشد، این قطعا یک قدم به سمت خلق فضای کاری بهینه تر در آینده است.

برای آنکه از تکنولوژی های مناسب بهره ی کامل را ببریم و سیستم را بهبود بخشیم، بسیار مهم است که به طور واضحی محدودیت های سیستم موجود را تشخیص دهیم. در این خصوص اینفوگرافی زیر که توسط Ademero انجام شده می تواند برای علاقه مندان به موضوع بسیار مفید باشد. این اینفوگرافی به طور واضحی اثرات ممکن یک سیستم بر پایه کاغذ را نمایش می دهد  و به عنوان یک جایزه شما می توانید چند نکته ی ثابت شده برای کاهش نیازتان به کاغذ یاد بگیرید:

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.